Liste des documents export par Incoterm, transport et paiement

Quels documents export pour quelle opération : listes par Incoterm, mode de transport, mode de paiement et produit, trois exemples et un contrôle final.

Il n'existe pas de liste universelle des documents d'export. Le jeu dont vous avez besoin dépend de quatre variables : l'Incoterm, qui détermine qui accomplit quelle formalité ; le mode de transport, qui détermine le document de transport ; le mode de paiement, qui détermine la forme et le circuit des documents ; et le produit et le marché, qui ajoutent des certificats. Trouvez la bonne combinaison et chaque partie reçoit ce dont elle a besoin ; trompez-vous et vous découvrirez le manque au port, au guichet de la banque ou à la douane de l'acheteur.

Cette leçon vous donne quatre grilles — par Incoterm, par mode de transport, par mode de paiement et par produit ou marché —, puis montre comment les combiner sur trois opérations réelles et comment effectuer un contrôle documentaire final avant l'expédition. Chaque document est expliqué dans les autres leçons de ce cours, à commencer par la vue d'ensemble des documents du commerce international.

Le socle : les documents dont presque toute exportation a besoin

Autour de ce socle, ajoutez les documents de chacune des grilles ci-dessous.

Les documents selon l'Incoterm

Selon les Incoterms® 2020, chaque règle répartit le dédouanement export, le transport, l'assurance et le dédouanement import — et donc qui produit ou paie quels documents.

Quelle que soit la règle, chaque partie doit aider l'autre, à sa demande et à ses frais, à obtenir les documents dont elle a besoin, comme un certificat d'origine pour l'importation par l'acheteur. Comparez les règles côte à côte dans la matrice des Incoterms.

Les documents selon le mode de transport

Pour choisir un mode, voir les modes de transport ; pour les différences entre documents qui représentent la marchandise et les autres, voir le connaissement.

Les documents selon le mode de paiement

La logique de risque de chaque mode est exposée dans les modes de paiement comparés. Dans un crédit documentaire, le texte du crédit remplace tous les tableaux de cette leçon : présentez ce qu'il demande, émis par qui il l'indique, et rien de ce qu'il n'exige pas.

Les documents selon le produit et le marché

Exemple chiffré : trois opérations, trois listes

Le contrôle documentaire avant expédition

1. Dressez la liste des documents exigés par le contrat, le crédit documentaire ou l'instruction d'encaissement, le pays d'importation et la réglementation de votre propre pays.
2. Pour chacun, notez qui l'émet, pour quand, et de quelles données il a besoin de votre part.
3. Vérifiez le projet de document de transport par rapport au crédit et à la liste de colisage avant l'émission des originaux.
4. Comparez les données communes à tous les documents : parties, désignation, colis, poids net et brut, marques, numéros de conteneur et de scellé, ports, dates, montants, devise, Incoterm.
5. Vérifiez les dates : date limite d'expédition, délai de présentation (21 jours par défaut selon les RUU 600), date de validité, dates des certificats.
6. Comptez les originaux et les copies exigés ; signez et apposez le cachet là où c'est demandé.
7. Conservez un jeu complet de copies de tout ce que vous envoyez.

Erreurs fréquentes

• Reprendre la liste de la dernière expédition alors que l'Incoterm, le mode de transport ou le mode de paiement a changé.
• Envoyer des originaux négociables directement à l'acheteur dans une remise documentaire D/P.
• Oublier le certificat d'assurance en CIF ou CIP, ou en fournir un en CFR alors que le crédit ne l'exige pas.
• Choisir EXW puis se retrouver sans la déclaration d'exportation nécessaire sur le plan fiscal et du contrôle des changes.
• Ignorer les exigences du marché (légalisation, certificats de conformité) jusqu'à l'arrivée de la marchandise à destination.
• Vérifier chaque document isolément au lieu de les comparer entre eux.

Mettre en pratique

Sur Incoforms, chaque expédition contient les données qui définissent son jeu de documents — parties, ports, Incoterm, mode de transport, marchandises avec codes SH, poids, colis et prix — et génère les documents dont elle a besoin : factures commerciale et pro forma, liste de colisage, contrat de vente, bon de commande, connaissement, CMR, certificat d'origine, lettre de change, facture d'avoir et demande de domiciliation bancaire. Tous partagent les mêmes données, sont numérotés à partir de la référence de l'expédition et peuvent être fusionnés en un seul PDF par expédition ou envoyés vers Google Drive.