Comment choisir le bon Incoterm : une méthode pas à pas

Comment choisir le bon Incoterm pour chaque vente export : six questions sur le transport, la douane, l'assurance et le paiement, un tableau et un exemple.

Choisir une règle des Incoterms® 2020 n'est pas une formalité à remplir en bas d'une offre. La règle que vous choisissez détermine combien vous dépenserez, ce pour quoi vous êtes assuré, quels documents vous aurez en main au moment de demander à la banque de vous payer et qui devra traiter avec les douaniers de deux pays. Un bon choix protège votre marge et votre trésorerie ; un mauvais choix crée des coûts que vous n'avez jamais chiffrés et des risques que vous n'avez jamais assurés.

Beaucoup d'exportateurs reprennent simplement la règle qu'ils ont toujours utilisée, ou celle que demande l'acheteur. Cette leçon vous propose plutôt une méthode : six questions à vous poser pour chaque opération, un tableau de décision, les règles qui s'accordent le mieux avec chaque mode de paiement et un exemple chiffré complet.

Avant de commencer, gardez les onze règles sous les yeux dans la matrice des Incoterms.

Question 1 : comment les marchandises voyageront-elles, et où sont-elles réellement remises ?

Cette première question élimine d'emblée certaines règles.

• Conteneurs, fret aérien, route, rail, groupage, multimodal : les marchandises sont remises à un transporteur avant tout chargement sur un navire. Utilisez les règles tous modes : EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU ou DDP.
• Vrac, marchandises conventionnelles, colis lourds chargés à bord par le vendeur ou pour son compte : les règles maritimes FAS, FOB, CFR et CIF sont appropriées.

L'erreur classique est le FOB, le CFR ou le CIF pour des conteneurs. Le vendeur livre le conteneur au terminal plusieurs jours avant le chargement, en perd la maîtrise, mais garde le risque jusqu'à ce qu'il soit à bord. FCA lorsque l'acheteur paie le fret, CPT ou CIP lorsque c'est le vendeur, règlent proprement le problème.

Question 2 : qui doit maîtriser le transport principal ?

Aucune règle empirique ne dit que le vendeur ou l'acheteur doit toujours réserver le fret. Demandez-vous :

1. Qui obtient les meilleurs tarifs et le meilleur service sur cette ligne ? Un gros importateur sous contrats annuels peut battre n'importe quel tarif que vous obtiendrez.
2. Qui a besoin de maîtriser la date d'expédition ? Si vous êtes payé par crédit documentaire avec une date limite d'expédition, maîtriser la réservation vous protège.
3. Le fret vous rapporte-t-il ou vous coûte-t-il de l'argent ? Certains exportateurs prennent une marge sur le fret ; d'autres perdent de l'argent sur des surcharges qu'ils n'avaient pas prévues.
4. Le transitaire désigné par l'acheteur est-il fiable ? Avec les règles en F, vous remettez vos marchandises à quelqu'un que vous n'avez pas choisi.

Si l'acheteur maîtrise le fret, utilisez une règle en F. Si c'est vous, utilisez une règle en C (risque transféré au départ) ou en D (risque jusqu'à destination).

Question 3 : qui peut s'occuper de la douane dans chaque pays ?

Une clause contractuelle ne suffit pas à faire disparaître les obligations douanières.

• Le dédouanement export doit être fait par une partie établie dans le pays d'exportation, normalement vous. Cela exclut EXW pour la plupart des véritables exportations : l'acheteur étranger ne peut pas déposer la déclaration, et vous perdez votre preuve d'exportation. Dans les systèmes de contrôle des changes comme celui de l'Algérie, où les exportations doivent être domiciliées auprès d'une banque locale et le produit rapatrié, l'exportateur doit de toute façon être le vendeur local.
• Le dédouanement import doit être fait par une partie capable d'agir comme importateur dans le pays de destination, normalement l'acheteur. DDP oblige le vendeur à s'en charger, ce qui suppose une immatriculation, parfois un représentant fiscal, et une parfaite connaissance du tarif local.

Toutes les règles sauf EXW et DDP mettent le dédouanement export à la charge du vendeur et le dédouanement import à la charge de l'acheteur. C'est le point de départ par défaut.

Question 4 : qui supporte le risque du transport, et qui assure ?

Décidez où vous voulez que le risque passe, puis assurez-vous que la partie qui le supporte est assurée.

• Risque transféré au départ avec assurance de l'acheteur : FCA, FOB, CPT, CFR.
• Risque transféré au départ avec assurance souscrite par le vendeur au profit de l'acheteur : CIP (couverture large) ou CIF (couverture minimale).
• Risque jusqu'à destination à la charge du vendeur : DAP, DPU, DDP, que le vendeur devrait assurer pour lui-même.

Si le pays de l'acheteur exige que les importations soient assurées auprès d'un assureur local, l'acheteur demandera CPT ou CFR plutôt que CIP ou CIF. Si l'acheteur est petit et inexpérimenté, CIP vous protège tous les deux : l'acheteur est couvert, et vous risquez moins de vous retrouver avec une facture impayée après un sinistre non assuré.

Question 5 : comment serez-vous payé ?

Le mode de paiement et l'Incoterm doivent fonctionner ensemble, car beaucoup de modes de paiement reposent sur des documents.

La logique sous-jacente : avec les règles en C, et en FCA avec l'option du connaissement, le vendeur détient le document de transport et peut l'échanger contre le paiement. En EXW, les documents sont entre les mains de l'acheteur dès le premier jour.

Question 6 : qu'attend le marché, et qu'est-ce qui rend votre offre compétitive ?

Enfin, placez-vous du côté de l'acheteur. Certains acheteurs ne comparent les offres que sur une base rendu ; certains marchés achètent traditionnellement en CFR ; les appels d'offres publics imposent souvent une règle. Une offre rendue (CPT, CIP ou DAP) est plus facile à comparer pour l'acheteur et peut vous faire gagner l'affaire, à condition de maîtriser les coûts. En cas de doute, proposez deux règles, par exemple FCA et CIP, et laissez l'acheteur choisir.

Un tableau de décision pour les situations courantes

Exemple chiffré : des dattes Deglet Nour vers Surabaya

Un exportateur de Biskra vend 20 tonnes de dattes Deglet Nour, conditionnées en cartons de 5 kg, à un importateur de Surabaya, en Indonésie. Les marchandises voyagent dans un conteneur frigorifique de 40 pieds au départ d'Alger, avec un transbordement. Le paiement se fait par crédit documentaire irrévocable, date limite d'expédition le 30 novembre 2026. L'importateur demande « CIF Surabaya ».

Appliquons la méthode :

1. Transport : un conteneur remis au terminal d'Alger. CIF n'est pas approprié ; ce sont les règles tous modes qui s'appliquent.
2. Fret : l'exportateur obtient, par son transitaire, un meilleur tarif frigorifique que l'acheteur, et il doit maîtriser la date d'expédition pour le crédit. Une règle en C convient.
3. Douane : l'exportateur dédouane à l'export et domicilie la vente auprès de sa banque ; l'importateur dédouane à l'import en Indonésie.
4. Assurance : l'acheteur veut que le vendeur assure. Des dattes en conteneur frigorifique sont exposées à une panne de froid : une couverture large a donc de la valeur.
5. Paiement : avec un crédit, le vendeur doit avoir en main le document de transport et le certificat d'assurance.

La réponse est CIP Surabaya, Incoterms® 2020, avec un transfert des risques au terminal d'Alger. La comparaison que prépare l'exportateur :

L'importateur accepte le CIP une fois qu'il a compris que son propre risque commence au terminal d'Alger en CIF comme en CIP, et que le CIP lui offre une couverture bien plus large. Le crédit est modifié pour exiger un document de transport multimodal et un certificat d'assurance.

La leçon sur les erreurs d'Incoterms les plus fréquentes traite ces pièges en profondeur, et celle sur le prix à l'export montre comment construire chaque ligne de prix.

Mettre en pratique

Sur Incoforms, chaque expédition enregistre son Incoterm, ses ports ou lieux et ses parties, et les documents commerciaux générés à partir d'elle reprennent partout la même règle et le même lieu désigné. L'outil de calcul des coûts d'expédition vous permet de saisir vos lignes de coûts et de comparer votre marge et votre exposition au risque selon différents Incoterms avant d'envoyer l'offre, et l'assistant IA peut vous aider à vérifier une règle au regard du mode de transport et du mode de paiement que vous avez choisis.